Selasa, 03 November 2009

Praktik Komunikasi Melalui Telepon

A. Telepon
Menurut PT. Telkom, telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan. Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).

Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1. Penggunaan Buku Petunjuk Telepon
Sekretaris harus dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamny, seperti tarif dan biaya telepon, nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2. Tata Cara Interlokal
Bagi kota-kota yang telah mendapat layanan SLJJ, tata caranya sebagai berikut :
a. putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b. putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c. putar nomor 100
d. setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e. nama kantor kita
f. kota dan nomor telepon kantor / orang yang dipanggil
g. nama kantor / orang yang dipanggil
h. jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa dan segera
3. Tatacara SLJJ (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negri tanp melalui operator. Caranya misal dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon telepon International melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan internasional.
4. Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon.
Adapun caranya sebagai berikut :
a. hubungi operator
b. beritahu kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c. tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5. Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.

B. Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
  • melatih suaranya agar enak didengar
  • suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
  • ucapan yang jelas
  • perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :
  1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
  2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
  3. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
  4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
  5. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
  6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
  7. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
  8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
  9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
  10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
  11. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
  12. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
  13. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
  14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
  15. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
  16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk
  • Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
  • Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
  • Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
  • Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
  • Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
  • Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
  • Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar
  • Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
  • Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
  • Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
  • Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
  • Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :
  1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
  2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
  3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
  4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar