Minggu, 22 November 2009

Penanganan Tamu

A. Pengertian Tamu
Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.
Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama. Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan seorang office manager. Terlepas dari besar kecilnya organisasi, tata cara pengurusan tamu sebaiknya ditangani sebaik-baiknya.

B. Beberapa hal yang diharapkan oleh seorang tamu bila berkunjung di suatu kantor:
- Bertemu langsung dengan orang yang dimaksud.
- Bertemu dengan orang yang mengerti masalah dan bila perlu orang yang dapat mewakili menyelesaikan permasalahan yang dibawanya.
- Tidak perlu menunggu lama.
- Bila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan pelayanan / perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu.
- Tidak dipimpong kesana kemari.
- Diberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud, bila harus kembali, kapan?
- Mendapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya mengantar surat.

Namun keinginan tamu ini tidak selamanya dapat dipenuhi, terutama bila tamu datang tanpa perjanjian. Sekretarislah yang seharusnya berfungsi sebagai penyaring dari semua tamu yang datang.

C. Pimpinan perlu mempunyai perencanaan dalam menerima tamu agar:
- Waktu pimpinan tidak tersita habis hanya untuk menerima tamu.
- Para tamu yang tidak perlu menghadap pimpinan karena masalah yang diajukan dapat diselesaikan oleh sekretaris atau pejabat yang lain, sehingga tidak sampai mengganggu tugas-tugasnya.
- Para tamu yang perlu diterima dapt benar-benar diatur sesuai dengan tingkat kepentingannya.

D. Jenis-jenis tamu
- Tamu dengan perjanjian
Kecuali pimpinan masih ada tamu atau pertemuan lain, jangan biarkan tamu dengan perjanjian menunggu terlalu lama. Segera beri tahu pimpinan agar segera mengakhiri pertemuannya.

- Tamu tanpa perjanjian
1. Tamu Salesman
2. Tamu yang ingin membeli barang atau jasa
3. Tamu yang ingin mengajukan keluhan / komplain
4. Tamu minta sumbangan

Tamu yang dapat diterima pimpinan :
1. Tamu teman pimpinan
2. Tamu pegawai kantor sendiri
3. Tamu Pejabat Pemerintah
4. Tamu rutin / relasi

E. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu :
- Berpenampilan harus rapi, bersih dan segar.
- Berprilaku sopan dan ramah.
- Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan.
- Menghapal nama tamu.
- Senang bergaul.
- Menjadi pendengar yang baik.
- Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan jelek.
- Berlaku sopan dan hormat kepada tamu.
- Penuh semangat kerja.
- Pakailah nada suara yang enak dan jelas.
- Senantiasa bersikap tenang.
- Menangani tamu yang komplen dengan profesional.

F. Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris waktu menerima tamu:
- Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu yang sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan.
- Sekretaris perlu berhati-hati dalam percakapan dengan tamunya, yaitu jangan membicarakan masalah politik, agama dan uang, baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.
- Apabila pimpinan memperkenalkan sekretaris pada tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan "apa kabar Bapak A" sekretaris tidak perlu berdiri pada saat diperkenalkan.
- Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka :
1. Berikan kartu nama tamu selanjutnya yang sudah tiba. Sekretaris tidak perlu mengatakan apa-apa.
2. Masuk dan katakan bahwa tamu yang selanjutnya telah tiba.

J. Kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu
- Karena lupa
- Kurang cepat bertindak
- Kurang lengkap memberi informasi
- Cara berkomunikasi yang kurang efektif
- Kurang sabar
- Terlalu ceroboh

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar