Minggu, 22 November 2009

Petty Cash

A. Pengertian Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Kas kecil biasanya dikelola oleh sekretaris karena dana tersebut disediakan secara khusus untuk memenuhi kebutuhan pimpinan di dalam menjalankan tugasnya sehari-hari.

B. Sistem/metode Pencatatan Petty Cash
Imprest
Sistem ini dikenal juga dengan sistem dana tetap karena dana yang disuntikkan setiap periodenya sama, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk kas kecil.
Fluktuasi
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap. Tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran dan kas kecil.

Kedua metode diatas sebenarnya tidak mempengaruhi pencatatan yang dilakukan oleh kasir petty cash. Karena pencatatan yang dilakukan oleh sekretaris bukanlah pencatatan yang langsung mempengaruhi pembukuan perusahaan. Bukan pula jurnal. Tetapi hanya catatan sementara agar pada waktu pengisian kembali, laporan dan tanda bukti yang diserahkan kasir petty cash gampang terbaca oleh bagian pembukuan. Namun kedua metode diatas wajib diketahui oleh sekretaris yang berwawasan.

Petty cash Record
Petty cash record adalah buku yang mencatat semua jenis pengeluaran dari dana petty cash yang terdiri dari :
- Tanggal
- Keterangan
- Nomor voucher
- Jumlah penerimaan
- Jumlah pengeluaran

Repleneshing The Petty Cash Fund
Prosedur untuk menambah petty cash:
- Totalkan semua pengeluaran
- Periksa petty cash voucher atau kwitansi-kwitansi apakah sudah cocok dengan yang tertera di buku petty cash record
- Hitung sisa uang tunai yang ada.
- Periksa apakah jumlah uang tunai yang ada ditambah dengan kwitansi-kwitansi dan pengeluaran-pengeluaran sama dengan dana petty cash yang diterima.
- Mintalah uang tunai/cek sebanyak pengeluaran yang telah dilakukan, lalu tambahkan pada uang tunainya.

Penanganan Tamu

A. Pengertian Tamu
Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.
Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama. Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan seorang office manager. Terlepas dari besar kecilnya organisasi, tata cara pengurusan tamu sebaiknya ditangani sebaik-baiknya.

B. Beberapa hal yang diharapkan oleh seorang tamu bila berkunjung di suatu kantor:
- Bertemu langsung dengan orang yang dimaksud.
- Bertemu dengan orang yang mengerti masalah dan bila perlu orang yang dapat mewakili menyelesaikan permasalahan yang dibawanya.
- Tidak perlu menunggu lama.
- Bila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan pelayanan / perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu.
- Tidak dipimpong kesana kemari.
- Diberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud, bila harus kembali, kapan?
- Mendapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya mengantar surat.

Namun keinginan tamu ini tidak selamanya dapat dipenuhi, terutama bila tamu datang tanpa perjanjian. Sekretarislah yang seharusnya berfungsi sebagai penyaring dari semua tamu yang datang.

C. Pimpinan perlu mempunyai perencanaan dalam menerima tamu agar:
- Waktu pimpinan tidak tersita habis hanya untuk menerima tamu.
- Para tamu yang tidak perlu menghadap pimpinan karena masalah yang diajukan dapat diselesaikan oleh sekretaris atau pejabat yang lain, sehingga tidak sampai mengganggu tugas-tugasnya.
- Para tamu yang perlu diterima dapt benar-benar diatur sesuai dengan tingkat kepentingannya.

D. Jenis-jenis tamu
- Tamu dengan perjanjian
Kecuali pimpinan masih ada tamu atau pertemuan lain, jangan biarkan tamu dengan perjanjian menunggu terlalu lama. Segera beri tahu pimpinan agar segera mengakhiri pertemuannya.

- Tamu tanpa perjanjian
1. Tamu Salesman
2. Tamu yang ingin membeli barang atau jasa
3. Tamu yang ingin mengajukan keluhan / komplain
4. Tamu minta sumbangan

Tamu yang dapat diterima pimpinan :
1. Tamu teman pimpinan
2. Tamu pegawai kantor sendiri
3. Tamu Pejabat Pemerintah
4. Tamu rutin / relasi

E. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu :
- Berpenampilan harus rapi, bersih dan segar.
- Berprilaku sopan dan ramah.
- Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan.
- Menghapal nama tamu.
- Senang bergaul.
- Menjadi pendengar yang baik.
- Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan jelek.
- Berlaku sopan dan hormat kepada tamu.
- Penuh semangat kerja.
- Pakailah nada suara yang enak dan jelas.
- Senantiasa bersikap tenang.
- Menangani tamu yang komplen dengan profesional.

F. Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris waktu menerima tamu:
- Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu yang sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan.
- Sekretaris perlu berhati-hati dalam percakapan dengan tamunya, yaitu jangan membicarakan masalah politik, agama dan uang, baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.
- Apabila pimpinan memperkenalkan sekretaris pada tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan "apa kabar Bapak A" sekretaris tidak perlu berdiri pada saat diperkenalkan.
- Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka :
1. Berikan kartu nama tamu selanjutnya yang sudah tiba. Sekretaris tidak perlu mengatakan apa-apa.
2. Masuk dan katakan bahwa tamu yang selanjutnya telah tiba.

J. Kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu
- Karena lupa
- Kurang cepat bertindak
- Kurang lengkap memberi informasi
- Cara berkomunikasi yang kurang efektif
- Kurang sabar
- Terlalu ceroboh

Senin, 16 November 2009

Praktik Mengatur Jadwal Kegiatan Pimpinan

Tujuan Umum : Para calon sekretaris memahami dan mengatur kegiatan pimpinan secara profesional.
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini kamu dapat : (1) menjelaskan pentingnya pimpinan dibuatkan jadwal kegiatan; (2) mempersiapkan jadwal kegiatan pimpinan.

Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.


Selasa, 03 November 2009

Praktik Komunikasi Melalui Telepon

A. Telepon
Menurut PT. Telkom, telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan. Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).

Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1. Penggunaan Buku Petunjuk Telepon
Sekretaris harus dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamny, seperti tarif dan biaya telepon, nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2. Tata Cara Interlokal
Bagi kota-kota yang telah mendapat layanan SLJJ, tata caranya sebagai berikut :
a. putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b. putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c. putar nomor 100
d. setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e. nama kantor kita
f. kota dan nomor telepon kantor / orang yang dipanggil
g. nama kantor / orang yang dipanggil
h. jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa dan segera
3. Tatacara SLJJ (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negri tanp melalui operator. Caranya misal dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon telepon International melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan internasional.
4. Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon.
Adapun caranya sebagai berikut :
a. hubungi operator
b. beritahu kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c. tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5. Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.

B. Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
  • melatih suaranya agar enak didengar
  • suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
  • ucapan yang jelas
  • perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :
  1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
  2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
  3. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
  4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
  5. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
  6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
  7. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
  8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
  9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
  10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
  11. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
  12. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
  13. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
  14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
  15. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
  16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk
  • Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
  • Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
  • Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
  • Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
  • Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
  • Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
  • Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar
  • Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
  • Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
  • Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
  • Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
  • Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :
  1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
  2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
  3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
  4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.


Senin, 26 Oktober 2009

Hakikat Sekretari

A. Pengertian Sekretaris
1. M.Braum dan Ramon dari Portugal, mendefinisikan Sekretaris:
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief" (Seorang pembandu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
Secretary is:
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and oterh confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first instance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of American and Vatican.
(a. orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi , pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

3. Louis C. Nanasay and William Selden
Secretary :
An officie employee who has a more responsible position than stenographer and who duties usually taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining of filling records, letter etc. A secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantuk administrator atau sebagai pimpinan muda.


B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi) : Sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
2. Sekretaris Pribadi : Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manager, Sekretaris Rektor.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi:
1. Sekretaris Junior : Yaitu sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan perlu banyak belajar dari sekretaris senior.
2. Sekretaris Senior : Yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris
1. Tugas-tugas rutin : membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus : mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, dsb.
3. Tugas-tugas istimewa : tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
4. Tugas resepsionis : tugas sebagai penerima tamu
5. Tugas Keuangan : mengelola keuangan (kas kecil)
6. Tugas Sosial : tugas amal dan kemasyarakatan
7. Tugas Insidental : tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting : tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.


D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
2. Syarat Keterampilan
3. Syarat Kepribadian

E. Penampilan Sekretaris
1. Kondisi Fisik : Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktifitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas, maka seorang sekretaris harus selalu menjaga kesehatan.
2. Perawatan Badan : Seorang sekretaris harus memperhatikan perawatan badannya yang meliputi
a. Perawatan rambut
b. Perawatan Wajah / Muka
c. Perawatan Tangan dan kaki
3. Pakaian (Busana) : Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
a. Waktu : pada waktu jam kerja, gunakan busana yang cocok, misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani : selalu perhatikan ciri-ciri jasmaninya seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, warna kulit, dan usia.
c. Iklim : selalu perhatikan keadaan iklim dan cuaca dengan busana yang digunakan.
d. Bahan, warna dan motif pakaian : bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon.







Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting