Senin, 26 Oktober 2009

Hakikat Sekretari

A. Pengertian Sekretaris
1. M.Braum dan Ramon dari Portugal, mendefinisikan Sekretaris:
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief" (Seorang pembandu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
Secretary is:
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and oterh confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first instance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of American and Vatican.
(a. orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi , pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

3. Louis C. Nanasay and William Selden
Secretary :
An officie employee who has a more responsible position than stenographer and who duties usually taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining of filling records, letter etc. A secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantuk administrator atau sebagai pimpinan muda.


B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi) : Sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
2. Sekretaris Pribadi : Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manager, Sekretaris Rektor.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi:
1. Sekretaris Junior : Yaitu sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan perlu banyak belajar dari sekretaris senior.
2. Sekretaris Senior : Yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris
1. Tugas-tugas rutin : membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus : mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, dsb.
3. Tugas-tugas istimewa : tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
4. Tugas resepsionis : tugas sebagai penerima tamu
5. Tugas Keuangan : mengelola keuangan (kas kecil)
6. Tugas Sosial : tugas amal dan kemasyarakatan
7. Tugas Insidental : tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting : tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.


D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
2. Syarat Keterampilan
3. Syarat Kepribadian

E. Penampilan Sekretaris
1. Kondisi Fisik : Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktifitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas, maka seorang sekretaris harus selalu menjaga kesehatan.
2. Perawatan Badan : Seorang sekretaris harus memperhatikan perawatan badannya yang meliputi
a. Perawatan rambut
b. Perawatan Wajah / Muka
c. Perawatan Tangan dan kaki
3. Pakaian (Busana) : Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
a. Waktu : pada waktu jam kerja, gunakan busana yang cocok, misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani : selalu perhatikan ciri-ciri jasmaninya seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, warna kulit, dan usia.
c. Iklim : selalu perhatikan keadaan iklim dan cuaca dengan busana yang digunakan.
d. Bahan, warna dan motif pakaian : bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon.







Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting